Yes! Vanaf 14 januari mogen we weer winkelen! Een lichtpuntje voor de winkels en een leuk uitje voor de shoppers. Want niets lekkerder dan live snuffelen en shoppen in jouw eigen favoriete shop. Ik hoop dat ik met dit bericht winkeliers en shop-eigenaren kan helpen met het inrichten van winkelen op afspraak. Het inrichten is eigenlijk zo gedaan en het geeft je ook nog leuke kansen voor interactie met je klanten.
Voordat je begint, bedenk alvast hoe lang je bezoekers in je winkel mogen blijven? 15 minuten? Of een half uurtje? Wil je 2 bezoekers per keer? Welke tijden ben je open, bijvoorbeeld van 10 tot 18 of van 10 tot 17? Wil je speling tussen de afspraken of niet?
Maak je online afspraken via Calendly
Als je googelt op online agenda’s, calandars of events dan vind je super veel opties. Zeker weten dat er nog veel andere goede alternatieven zijn, maar wij kiezen hier voor Calendly. Gewoon omdat we hier ervaring mee hebben en omdat we je willen helpen met een oplossing en niet met nog meer keuzes. Calendly heeft 3 opties qua abonnement, een gratis versie, abonnement van 8 euro per maand en een van 12 euro per maand. Het verschil tussen twee betalende versies zit in de afhandeling, bij het duurdere abonnement heb je de mogelijkheid je klanten per sms te herinneren. En kan je de afspraak nog opvolgen met een toffe Mailchimp-campagne.
Kies je voor één-op-één contact dan is de gratis versie een prima optie.
Met de gratis versie kan je makkelijk een-op-een afspraken maken. Je stelt de tijd in die je voor een klant wil reserveren, deelt de link via social media en maakt deze beschikbaar op je website. Maar je mag dus twee klanten per tijdslot in je winkel, ik kies daarom in deze uitleg voor de betaalde versie van 12 euro per maand. Kies je voor de gratis versie dan kan je deze stappen ook volgen en zijn sommige opties niet beschikbaar voor jou, die gebruik je dan niet :). No worries, het is echt heel makkelijk in te richten.
Winkelen op afspraak zo regel je dit
- Ga naar https://calendly.com/ en “Sign Up”
- Zodra je een account hebt aangemaakt en weer opnieuw bent ingelogd staan er al 3 meetings voor je klaar: 15-, 30- en 60- minute meetings.
3. Kies je voor een-op-een meeting/ free versie dan klik je op het ronde wieltje rechts in de afspraak (gele pijl 1). Kies je voor twee mensen tegelijk in de winkel dan kies je voor een nieuwe afspraak maken (groene pijl 2). “+Create” kies “Event Type”.
4. Voor een tijdsslot waarop twee mensen tegelijk mogen komen kies je voor “Group” Dit is de tweede optie.
5. Hierna kom je op een pagina waar je je gegevens in kan vullen. Zorg voor een leuke omschrijving en geef je klanten een warm welkom. Je kan hier ook de URL aanpassen, dat is de link die je uiteindelijk doorstuurt aan je klanten of die je gebruikt op je website en linkinbio etc. Hier kies je voor een makkelijk te onthouden naam.
6. Nadat je deze gegevens hebt ingevuld klik je op “Next”. Hier vul je de volgende gegevens in:
- Date Range : hier kies je voor de periode waarin je wil dat mensen vooruit kunnen boeken. Onbeperkt of voor een paar weken. Let op: kies je voor een beperkte periode? Vergeet dan niet deze periode te verlengen op het juiste moment. Kies je voor “onbeperkt” hou er dan rekening mee dat mensen ook nog in 2022 kunnen boeken :).
- Duration: hoe lang is het tijdsslot? Is 10 minuten genoeg om ook dat leuke truitje te passen. Gun je klanten een beetje tijd en misschien koop je wel meer in een half uur dan in 20 minuten. Je kan het in ieder geval altijd nog aanpassen mocht het toch te lang of te kort zijn.
- How do you want to offer your availability for this event type? Hier vul je je openingstijden in, mocht je dat nog niet gedaan hebben bij het maken van je account. In dat geval kies je voor default.
- Buffers: wil je extra tijd tussen de afspraken om alles weer lekker schoon te maken of om een rij te voorkomen. Dan zet je je buffer op 15 minuten of hoe lang jij wil.
- Additional rules: hier heb je nog een paar extra mogelijkheden die je niet mag vergeten. Bijvoorbeeld dat je minimaal 4 uur van te voren moet boeken en maximaal aantal events op een dag mogelijk is. (Dit is afhankelijk van de tijd die jouw klanten krijgen voor een afspraak) Oh ja en zet de timezone vast, dat scheelt weer een hoop onduidelijkheid 😉
Binnen de additional opties kan je je berichten aanpassen, ervoor zorgen dat je klanten een bevestiging krijgen per sms en ook het bericht in de emailbevestiging aanpassen. Ook kan je er voor kiezen dat je klanten na het maken van de afspraak op een pagina op jouw website terecht komen. Wie weet bevalt het zo goed dat je in de toekomst personal shoppping aanbiedt tegen betaling. Dan kan je hier ook nog betalingsopties toevoegen. Maar voor nu is dit voldoende.
Heb je alles goed ingevuld, dan zet je je “event” op “ON” dit staat rechtsboven op de pagina.
Logo en profielfoto toevoegen
Je agenda ziet er natuurlijk een stuk beter uit met jouw logo erboven. Deze voeg je makkelijk toe via “Account” – “Branding” hier kan je je logo uploaden en bij “Account” kan je nog een foto toevoegen. Maakt het allemaal wel wat persoonlijker.
Handig alle afspraken in je Google agenda (ook voor Microsoft of Apple agenda)
Je koppelt deze agenda makkelijk aan je Google agenda dit heb je misschien al direct gedaan bij het aanmelden van je account. Heb je dat nog niet gedaan volg dan de volgende stappen:
- Account Kies via account Calendar connections.
- Hier kies je voor Google Calendar en maak je connectie met jou Google account
- Dit is de agenda waarin al je afspraken te zien zijn.
Wil je alles nog een keer rustig nakijken of is deze beschrijving nog niet duidelijk genoeg? Contently heeft een aantal handige uitlegvideo’s gemaakt, deze kan je hier bekijken: https://help.calendly.com/hc/en-us/articles/360000234614-Video-Tutorials.
Laat je klanten makkelijk een afspraak maken via Calendly
Zo het meeste werk is nu gedaan. Vanaf nu kan je jouw klanten blij maken met een uitnodiging van de afspraak. Dit gaat via een link die je deelt via Instagram linkinbio en/of op je Facebook pagina zet. Je kan dit boekingssyteem ook op je website zetten.
De winkelen op afspraak kalender link vind je op de HOME pagina van Calendly in de afspraak die je zojuist hebt gemaakt.
Wil je de agenda ook op je website laten zien. Klik dan op het driehoekje naast het wieltje rechtsboven in je afspraak en selecteer “Ad to website”. Hier krijg je 3 keuzes namelijk:
- Inline embed – deze code kan je op je WordPress website pagina plaatsen. Hoe je dat precies doet staat heel erg goed uitgelegd op deze pagina. Let op dat je hiervoor de widget custom HTML gebruikt en niet de code, maar dat staat hier duidelijk uitgelegd.
- Pop-up
- Of een pop-up tekst.
De keuze is aan jou. En via de uitleg bij punt 1 kan je ook de uitleg voor de pop-ups vinden 😉
Vandaag heb ik een agenda gemaakt voor mijn favoriete shop LOT-Amstelveen. Dat ziet er via de link van Calendly zo uit:
En op de website ziet het er zo uit:
Kansen voor winkelen op afspraak
- We snakken allemaal naar een beetje liefde en aandacht! Geef je klanten het gevoel dat ze heel erg welkom zijn. Stel ze gerust, iedereen heeft het lastig met de maatregelen. Besteed daarom tijd en aandacht aan je teksten in alle communicatie en bevestigingen van Calendly zodat ze zich meteen al welkom voelen.
- De kracht van herhaling! Communiceer je afspraak-link zo veel mogelijk en op alle communicatiekanalen die je hebt. Elke dag een bericht is niet gek voor de korte tijd die je nog hebt om je agenda te vullen 😉
- Maak een mini campagne rondom dit event. Bijvoorbeeld combineer leuke foto’s van toffe sets uit jouw collectie met de oproep om het te komen passen/proberen.
- Maak een poster voor op je raam met daarin de QR code van de afspraaklink. Hoe dan? Nou met bijvoorbeeld de QR code generator 😉 Of Google op QR code, zeker weten dat je er eentje vindt.
- Leg uit hoe het werkt, bijvoorbeeld met een uitlegvideo via schermopname of met screenshots van jouw eigen Calendly link.
- Maak gebruik van de follow-up mail. Misschien kan je je klanten nog een keer verleiden iets bij jou te kopen.
Ik begrijp heel goed dat dit niet the real thing is, maar hopelijk heb ik je toch een beetje mee geholpen met deze informatie. Mocht je vragen hebben of kom je er niet uit? Ik maak dit ook graag in orde voor jou. Stuur je vraag naar miranda@communicatieboutique.nl.
Heel veel succes en blijf gezond.
Liefs,
Miranda
